"디지털 인프라를 업무에
적극 활용하는 신세대"에 대해
말씀드리고자 합니다.
신세대는 디지털 기기를
개인생활에 활용하는데 그치지 않고
업무를 수행할 때도 적극 활용합니다.
신세대는 메신저, 모바일 단말기 등을 활용해,
다른 건물, 다른 회사,
심지어 다른 나라에 있는 사람과도
업무공간의 제약 없이 소통하며 일을 하죠.
또한 회의할 때도 수첩에 일일이 기록하고
사무실에 돌아온 뒤 이것을 다시
컴퓨터로 정리해서 메일로 발송하기보다는
넷북이나 태블릿 PC 등을 이용하여
직접 기록하고 그 즉시 관련자에게 발송합니다.
특히 메신저는 신세대가 대표적으로
업무에 활용하는 IT 툴인데요.
전화를 사용하기 보다는 메신저로
업무 관련 문의를 주고받으며,
간단한 업무 처리는 메일이나 전화,
직접 찾아가서 문의하는 것보다 메신저로 합니다.
반면 일부 기성세대는 신세대의 메신저 사용을
근무시간에 하는 잡담이라고 치부하는
경향이 있습니다.
조사도중 만난 한 관리자는
“부하직원이 메신저로 대화를 요청하고
업무자료를 보내는 것이 버릇없고
성의 없게 느껴진다,
자고로 일이란 서로 얼굴을 마주하고
진행해야 하는 게 아닌가? “라고 말했는데요.
신세대는
"상사들은 우리가 메신저 하는 것에 민감한 것 같다.
물론 메신저로 가끔씩 동료들과 잡담을 하기도
하지만, 간단한 업무는 메신저로 하는 것이 편해서
메신저를 주로 사용하는데 그러면 논다고 생각한다.
같은 사원/대리급들과는 메신저로 일하는 게 편한데
그 위 직급과는 잘 안 된다."라고 말합니다.
이번 조사 결과 메신저로 일하고 소통하는 것이
효율적이라고 응답한 기성세대는 44%인데 반해,
신세대는 64%가 긍정적으로 응답했습니다.
신세대는 디지털 기기를 이용한
협업에도 익숙합니다.
자신이 찾아낸 정보를 독점하기보다는
다른 동료와 공유함으로써 더 나은 산출물을
만들어낼 수 있다고 믿고 있기 때문에
직접 만나서 업무를 협의하는 것뿐 아니라
콘퍼런스 콜이나 메신저 동시 접속 등을 활용하여
서로의 아이디어를 나누고 자신이 가진
정보를 적극 제공합니다.
따라서 회사는 신세대를 활용하여
동료 간, 부서 간 경쟁우위를 강조하는
분위기에서 벗어나 '협력 우위의 풍토'를
구축할 수 있습니다.
신세대 각 개인이 매우 창의적이라기보다는
이들이 서로 자신의 아이디어를 교환하고
발전시키는 과정에서 아무도 예상치 못한
창의적인 아이디어가 나온다는 점을 주목하고
이들의 지식교류를 촉진하도록
지원하는 것이 필요합니다.
그렇다면 이러한 신세대의
디지털 인프라 활용능력을
어떻게 조직 관리에 접목할 수 있을까요?
첫째, 신세대들의 디지털 인프라를 이용하여
업무 수행의 효율성을 제고해야 합니다.
신세대는 디지털 기기를 이용했을 때
더 효율적으로 수행할 수 있는 업무에 대해서
아날로그 방식을 선택하는 기성세대를
잘 이해하기 힘들어합니다.
연필로 쓰는 손글씨보다
컴퓨터 키보드, 문자메시지 발송에
더 익숙하고 빠른 신세대들은 메신저나
화상회의, 전자결재 등을 이용하여
업무를 좀 더 생산적으로 하고
자신은 좀 더 본질적인 업무에 집중하고 싶어 합니다.
베스트바이는 이러한 신세대 문화를
적극적으로 수용하고 있는 대표적인 기업입니다.
직원 채용부터 고객 서비스, 사내 커뮤니케이션에
이르기까지 블로그와 트위터, UCC등을 적극
활용하고 있죠.
2009년 7월에는 마케팅 직원을 선발할 때,
'1년 이상 블로그를 운영했으며,
250명 이상의 트위터 친구가 있어야 한다'는
조건을 내걸어 화제가 되기도 있는데요.
사내 커뮤니케이션에도 신세대들의 매체를
적극 이용하고 있습니다.
젊은 직원들이 현재 위주로 살다 보니
연금과 같은 미래 투자에 대해
관심을 갖지 않는 것을 우려하고 있었습니다.
이 문제를 해결하기 위해 신세대 직원들에게
연금 저축의 필요성을 동영상으로
만들어 상영했더니
연금 가입 비율이 증가하였다고 합니다.
둘째, 신세대의 IT 역량을
업무에 적극적으로 활용하고
협업을 지원함으로써
창의적인 조직문화를 구축할 수 있습니다.
온라인상에서 서로 난상 토론을 할 수 있는
채널, 전문가 지도 프로그램과 같은
협업 인프라를 구축하고
필요한 정보를 손쉽게 공유하도록
돕는 것이 필요합니다.
베스트바이는 '긱 스쿼드(Geek Spuad)'라는
조직을 사내에 운영하고 있는데요.
긱 스쿼드는 '전자제품 돌격대'라는 뜻으로
고객의 애프터서비스를 전담하는 조직입니다.
소속직원들은 위키(Wiki)나 비디오 게임,
트위터 등을 이용해 새로운 아이디어를 나누고,
해결할 수 없는 문제가 생길 경우
사내 전문가를 수소문해서
고객의 궁금증을 해결해 준다고 합니다.
셋째, 직원들과 소통할 때 메신저나
이메일 등과 같은 개인화된 메시지를
적극 활용하는 것이 필요합니다.
리더가 칭찬이나 격려 등을
부하에게 전달할 때 문자 메시지나
이메일을 이용하면 부하 개개인에게
별도의 맞춤 내용을 전달할 수 있습니다.
개인적으로 어려움에 처한 부하에게
격려나 위로를 실시간으로 할 수도 있으며
업무상 좋은 성과를 낸 부하에게
즉각적인 칭찬도 가능합니다.
특히 기성세대는 부하 직원 앞에서
칭찬을 하는 것을 쑥스러워하는데요.
스스로 칭찬을 많이 받지 못하고
성장한 세대라 칭찬하는 것도 쑥스럽다고
말합니다.
그러다 보니 지나가는 말로 "수고했다" 정도가
최대 칭찬인 경우가 많은데요.
기성세대가 구체적인 표현을 포함하여
격려하고자 한다면 직접 말하는 것 대신
메일이나 메신저를 활용하는 것이
훨씬 더 자연스럽게 느껴질 것입니다.
신세대가 업무에서 디지털 인프라를
활용할 수 있도록 조직 차원에서 지원한다면
좀 더 신속하게, 더 넓게 조직의 중요 정보가
공유되며 이러한 지식이 교환되고
결합되어 조직은 창의적인 산출물을
좀 더 용이하게 만들 수 있을 것입니다.
감사합니다.