경영컨설턴트인 제임스 알렌이 제시한
“Get Things done, GTD 시스템"입니다.
현대인들의 고민 중 하나는
처리할 수 있는 시간보다
처리해야 할 일이 쌓여가는 속도가
더 빠르다는 것입니다.
게으름을 피우는 것도 아닌데
항상 일 때문에 숨이 턱 밑까지
차오르는 경우가 있고
스트레스도 심하죠.
이 시스템은 업무처리를
더 효율적이고 체계적으로
할 수 없을까?라는 질문에 대한 설루션으로
수집-가공-조직화-검토-실천 등의
프로세스를 제시하고 있습니다.
즉 쌓여 가는 일거리를
깔끔하게 마무리하여
나에게 필요한 시간을 확보하자는
Bottom-up 형식의 시스템입니다.
역시 이 시스템에서 꼭 기억해야 할 것을
3가지로 정리해보았는데요.
1단계는 “머릿속에서
모든 일을 끄집어내기”입니다.
혹시 책상 서랍이 원하는 물건을
찾지 못할 정도로 뒤섞여서
답답하고 짜증이 났던 경험이 있으신가요?
그때 우리가 쓰는 방법 중 하나는
책상 서랍을 꺼내
모두 바닥에 펼쳐놓는 것입니다.
우리의 머릿속 서랍도 마찬가지입니다.
불완전하고, 결정지어지지 않고,
조직화되지 않은 일을
머릿속에 붙잡아 두고 있는 것은
우리의 주의력을
끊임없이 분산시키고,
또한 집중하는 데 방해가 됩니다.
머릿속에 두지 않고, 메모장이든,
빈종이든 나에게 떠오른 일,
해야 할 일을 모두 적어보는 것이
가장 중요합니다.
단, 조건은 한번 머리 바깥으로 꺼낸 것은
다시 머릿속에 집어넣지 않는 것입니다.
2단계는 “실행할 수 있는 일을 확인하기”입니다.
실행할 수 없는 것 중
쓸데없는 것은 버리고,
나중에 실행해야 할 수도 있는 것은 보류로,
실행하지 않더라도 필요한 정보는
참고로 분류해 놓으면 됩니다.
그러나 여기서도 잊지 말아야 할 것은
실행할 수 있는 것이
무엇인지 인식하는 것입니다.
실행하여 빨리빨리 없애는 것이
핵심 활동임을 잊지 말아야 합니다.
3단계는 “2분 안에 완수할 수 있는 일부터
바로 시작하기”입니다.
2분이란 시간은 당장 처리할 수 있는 것에 대한
상징적 의미로 받아들이면 됩니다.
하는 일에 따라서,
어떤 사람에게는 5분이 될 수도 있고,
10분이 될 수도 있습니다.
중요한 것은 지금,
즉시 처리할 일들은
어떤 것이 있는가?입니다.
그것을 확인했다면 Just do it!
바로 실행에 옮기는 것입니다.
당장 할 수 없는 것은
다른 사람에게 위임하거나
다른 행동 리스트에 올려놓고
따로 추적관리 하라고 말합니다.
결국, 당장 할 수 있는 일을 확인하고
빠르게 처리함으로
일을 줄이는 것이
이 시스템의 핵심이라 할 수 있습니다.
경영학자 톰 피터스는
“이 시대가 요구하는 균형은
저울의 정적인 균형이 아니라,
극과 극을 끊임없이 왕복하는
추의 움직임”이라 하였습니다.
주어진 상황과 타이밍에 맞게
이 상반된 2가지 시스템을
그때그때 활용할 수 있다면,
개인의 행복과 조직 내에서의 성과란
두 마리 토끼를 다 잡을 수 있지 않을까요?
감사합니다